Proforma (fattura pro forma)

La fattura proforma, chiamata anche prefattura, è l'anteprima di una fattura: stesse righe, stessi importi, stesso cliente, ma nessun effetto fiscale. Non si trasmette a SDI, non entra nella numerazione delle fatture, non fa nascere il debito IVA e non richiede marca da bollo. Serve a far sapere al cliente quanto deve pagare, prima che il documento diventi definitivo.

Quando serve davvero

• Professionisti pagati a prestazione. Per i servizi l'operazione si considera effettuata quando il compenso viene incassato: emettere la fattura prima significa doverne versare l'IVA prima di avere i soldi. La proforma chiede il pagamento, la fattura arriva dopo l'incasso.
• Compensi con ritenuta d'acconto. Il cliente verifica imponibile, ritenuta e netto da pagare prima che il documento diventi definitivo.
• Uffici acquisti e appalti. Molte aziende pretendono un documento da approvare internamente prima di autorizzare il pagamento.
• Estero. Nelle vendite fuori dall'Unione europea la proforma accompagna la merce come documento commerciale per le pratiche doganali.

Cosa scrivere, e cosa non scrivere

Il documento deve dire chiaramente cosa è: la dicitura fattura proforma insieme a documento non valido ai fini fiscali evita ogni equivoco. La numerazione va tenuta separata da quella delle fatture, per esempio PRO-2026-001, così non si creano buchi nel registro. Non va indicata come fattura numero, non va registrata in contabilità e non va inviata a SDI: se per errore ci finisce, diventa una fattura a tutti gli effetti, con l'IVA da versare.

Dalla proforma alla fattura

Quando il cliente paga si emette la fattura vera, con la data dell'incasso e il primo numero libero della serie fiscale. Gli importi restano quelli della proforma: cambiano solo data, numero e il fatto che il documento parte verso SDI. Conservare il collegamento tra i due documenti aiuta quando il cliente chiede a cosa corrisponde un bonifico di tre mesi prima.

Proforma, preventivo e acconto

Il preventivo è una proposta da accettare, la proforma è una richiesta di pagamento di qualcosa già concordato, la fattura è il documento fiscale. Se invece incassi una parte prima di iniziare il lavoro serve una fattura d'acconto vera, non una proforma: l'incasso fa nascere l'obbligo.

Come funziona in ProFattura

Dal preventivo accettato si crea la proforma in un clic, con numerazione separata, e quando arriva il bonifico il pulsante Emetti fattura dalla proforma genera il documento definitivo senza riscrivere nulla. Anche le serie ricorrenti possono emettere proforma invece di fatture, per chi incassa prima e fattura dopo. I dettagli sono nella guida alla fattura proforma e nella pagina fatture proforma.