Fattura elettronica a privati senza partita IVA: codice 0000000 e copia di cortesia

La fattura elettronica a un privato senza partita IVA si emette come tutte le altre, con due accorgimenti: nel campo codice destinatario inserisci 0000000 (sette zeri) e nei dati del cliente indichi il suo codice fiscale. La fattura passa da SDI e finisce nel cassetto fiscale del cliente; a te resta l'obbligo di consegnargli una copia di cortesia.

Come si compila la fattura a un privato

Il tracciato è lo stesso di una fattura B2B. Cambiano i dati del destinatario:

• Codice destinatario: 0000000. È il valore convenzionale che dice a SDI "il destinatario è un consumatore finale, non ha un canale telematico". Se vuoi capire meglio come funziona questo campo, vedi la guida al codice destinatario SDI.
• Codice fiscale del cliente al posto della partita IVA. Chiedilo sempre prima di emettere: senza, la fattura non parte.
• Nome, cognome e indirizzo completi del cliente.

Per il resto — descrizione, aliquota IVA prevista per il tuo caso, eventuale bollo se operi in un regime senza IVA, dicitura del regime se sei forfettario — valgono le regole ordinarie della fattura elettronica. Anche il flusso è identico: la fattura si genera in XML, si invia a SDI e SDI la accetta o la scarta con le stesse regole di sempre. L'unica vera differenza è a valle: il privato non ha un canale telematico dove riceverla, e qui entra in gioco la copia di cortesia.

Quando serve fare fattura a un privato?

Dipende da cosa fai. Chi svolge prestazioni professionali o di servizi — il consulente, il fotografo, il personal trainer, la palestra con le quote di abbonamento — documenta i compensi con fattura. Chi vende al dettaglio emette in genere il documento commerciale (il vecchio scontrino) e la fattura solo se il cliente la richiede, e la richiesta va fatta non oltre il momento dell'operazione. Se hai dubbi su quale documento sia previsto per la tua attività, chiariscilo una volta con il commercialista: da lì in poi la procedura è sempre la stessa.

Un dettaglio che i clienti apprezzano: la fattura con il codice fiscale corretto è anche il documento che permette loro di far valere eventuali detrazioni o rimborsi (spese sanitarie, welfare aziendale, e simili). Un codice fiscale sbagliato non danneggia solo te: danneggia anche loro.

Serve la PEC del cliente privato?

No. Il privato non è tenuto ad avere PEC né codice destinatario: i sette zeri esistono proprio per questo. Se il cliente ti fornisce spontaneamente una PEC puoi anche usarla, ma non è necessaria e nella prassi con i consumatori finali si usa quasi sempre 0000000.

Dove trova la fattura il cliente?

SDI mette la fattura a disposizione del privato nella sua area riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate, il cosiddetto cassetto fiscale, dove resta consultabile insieme a tutte le altre fatture ricevute. Realisticamente, però, quasi nessun consumatore va a cercarla lì: molti non sanno nemmeno che quell'area esista. Per questo la copia di cortesia non è un optional di gentilezza, è il canale con cui il tuo cliente vede davvero il documento — e con cui tu ti fai pagare senza inseguirlo.

La copia di cortesia è obbligatoria?

Sì, come regola generale: quando emetti fattura elettronica verso un consumatore finale devi consegnargli una copia analogica o digitale del documento (un PDF via email va benissimo), salvo che sia il cliente stesso a rinunciarvi. Sulla copia è buona norma indicare che si tratta di una riproduzione di cortesia e che l'originale è la fattura elettronica trasmessa a SDI.

Gli errori più comuni

• Codice fiscale sbagliato o inesistente: SDI effettua controlli formali e può scartare la fattura. Verifica sempre il codice con un documento, non fidarti della dettatura al telefono.
• Intestare la fattura alla persona sbagliata: se paga il genitore per il corso del figlio, chiarisci prima a chi va intestata — cambiarla dopo significa nota di credito e nuova fattura.
• Dimenticare il bollo: se la fattura è senza IVA e supera 77,47 €, serve il bollo da 2 €.
• Non inviare la copia di cortesia: il cliente non vede nulla, non paga e ti scrive contrariato. Automatizza l'invio e il problema sparisce.
• Aspettare i dati del cliente all'ultimo: chiedi codice fiscale e indirizzo al momento dell'iscrizione o dell'accordo, non quando la fattura è già in ritardo.

Il caso tipico: abbonamenti e quote periodiche

Palestre, corsi, scuole di musica e in generale chi incassa quote mensili da privati vive questo scenario decine di volte al mese: stessa fattura, stesso cliente, cambia solo il periodo. Una palestra con 60 abbonati emette 720 fatture all'anno, tutte verso privati, tutte con 0000000, tutte con la copia di cortesia da mandare. Farlo a mano è un part-time non retribuito; in questi casi conviene pianificare le emissioni una volta sola e lasciarle partire in automatico, copia di cortesia inclusa. Ne parliamo nella pagina dedicata alle fatture ricorrenti per palestre e abbonamenti.

In pratica

Con ProFattura la fattura verso privati è già pronta: selezioni il cliente con codice fiscale, il codice destinatario 0000000 viene impostato da solo, la fattura parte verso SDI e la copia di cortesia arriva al cliente via email automaticamente, senza passaggi in più da ricordare. E se le fatture ai privati sono ricorrenti — quote, abbonamenti, rette — puoi pianificarle e non emetterle mai più a mano. Tutto questo è incluso, gratis per 12 mesi e senza carta di credito.

Le informazioni fiscali di questa guida sono generali: per il tuo caso specifico confrontati sempre con il tuo commercialista.