Proforma o fattura? Quando usare l'una o l'altra

La fattura proforma è un documento non fiscale che anticipa la fattura vera e propria: stesso contenuto, nessun valore ai fini IVA. Si usa per chiedere il pagamento al cliente prima di emettere la fattura; quando il pagamento arriva, la proforma si converte in fattura elettronica e si invia a SDI.

Cos'è una fattura proforma

La proforma (o "avviso di parcella", come la chiamano molti professionisti) è a tutti gli effetti una bozza formale di fattura: contiene le voci, gli importi, l'eventuale IVA e le coordinate per il pagamento. Ciò che la distingue dalla fattura è ciò che non fa: non transita da SDI, non entra nei registri fiscali e non fa nascere obblighi di versamento. È una comunicazione commerciale, non un documento fiscale.

Non è un trucco né una zona grigia: è una prassi consolidata, diffusa soprattutto tra avvocati, commercialisti e consulenti, nata proprio per separare il momento in cui chiedi i soldi dal momento in cui li certifichi. Usata bene, mette ordine; usata male — o mai convertita in fattura — diventa un problema.

Proprio per questo deve essere riconoscibile: scrivi chiaramente "proforma" o "avviso di parcella" sul documento e usa una numerazione separata da quella delle fatture. Un documento ambiguo che sembra una fattura ma non lo è crea solo confusione, in primis con il cliente.

Quando conviene usare la proforma?

Il caso classico è quello di chi vuole incassare prima di fatturare. Per molti professionisti il momento rilevante ai fini fiscali è legato all'incasso: emettere la fattura quando il cliente non ha ancora pagato significa anticipare adempimenti e, a seconda del regime, imposte su un compenso che potrebbe arrivare tra mesi — o mai. La sequenza proforma → pagamento → fattura elimina il problema.

La proforma è utile anche quando:

• il cliente ha bisogno di un documento formale per autorizzare internamente il pagamento;
• vuoi dare al cliente un riepilogo definitivo degli importi prima dell'emissione, per intercettare contestazioni sulle cifre prima che il documento diventi fiscale;
• lavori con anticipi e vuoi richiederli in modo ordinato prima di fatturarli.

C'è anche un vantaggio di pulizia contabile: se un cliente sparisce senza pagare, una proforma si annulla senza conseguenze, mentre una fattura già emessa e trasmessa a SDI va sistemata con una nota di credito. Meno documenti fiscali "sbagliati" in giro, meno correzioni da spiegare.

Cosa deve contenere una proforma

Non essendo un documento fiscale, la proforma non ha un contenuto imposto per legge, ma per essere utile deve essere completa quanto la fattura che anticipa:

• i tuoi dati e quelli del cliente;
• la dicitura ben visibile "proforma" o "avviso di parcella", con l'indicazione che il documento non costituisce fattura;
• le voci di dettaglio con importi, eventuale IVA, eventuali ritenute o contributi previsti dal tuo regime;
• il totale da pagare, le coordinate bancarie e il termine di pagamento;
• una numerazione propria (per esempio "PF-014"), separata dalla numerazione fiscale delle fatture.

Esempio concreto: un consulente chiude un progetto da 2.000 €. Invia la proforma PF-014 con il totale e l'IBAN; il cliente paga dopo 20 giorni; il giorno dell'incasso il consulente emette la fattura elettronica con la numerazione fiscale ordinaria e la invia a SDI. Ai fini fiscali esiste solo quest'ultima.

Le differenze fiscali in sintesi

• Valore fiscale: la fattura è un documento fiscale a tutti gli effetti; la proforma no.
• Invio a SDI: la fattura elettronica va trasmessa a SDI; la proforma non si invia a SDI, si manda direttamente al cliente (email o PDF).
• IVA e registri: la fattura concorre alla liquidazione IVA e va registrata; la proforma non genera IVA esigibile né scritture.
• Numerazione: la fattura segue la numerazione progressiva fiscale; la proforma ha una numerazione propria e separata.

Dalla proforma alla fattura

Quando il cliente paga, scatta il momento di emettere la fattura vera: stesso contenuto della proforma, numerazione fiscale, invio a SDI nei termini previsti rispetto all'incasso. In fase di conversione controlla che nulla sia cambiato nel frattempo — importi ritoccati, dati del cliente aggiornati, un acconto ricevuto a parte — perché la fattura deve fotografare la situazione reale, non la proforma di un mese fa. Attenzione poi a due errori opposti:

• Dimenticare la conversione. La proforma non sostituisce mai la fattura: incassare su proforma senza poi fatturare significa non dichiarare un compenso, con tutte le conseguenze del caso.
• Usare la proforma quando non serve. Se il cliente paga sempre puntuale a ricezione fattura, il passaggio intermedio è solo burocrazia in più.
• Confondere il cliente. Se sulla proforma non è chiaro che seguirà la fattura, l'amministrazione del cliente potrebbe registrare il documento sbagliato o aspettare una fattura che "non arriva mai". Una riga di spiegazione in calce risolve.

Proforma o preventivo?

Sono documenti diversi. Il preventivo arriva prima del lavoro e serve a far accettare condizioni e prezzo; la proforma arriva dopo, a lavoro fatto, e serve a incassare. Un flusso ordinato li usa entrambi: preventivo firmato, lavoro, proforma, incasso, fattura.

In pratica

Con ProFattura le proforma sono illimitate: le crei in un minuto, le invii al cliente e alla conferma del pagamento le converti in fattura elettronica da inviare a SDI, senza ricopiare nulla. E se il compenso è ricorrente, le fatture ricorrenti possono emettere automaticamente anche proforma periodiche. Trovi il dettaglio dei piani nella pagina prezzi.

Le informazioni fiscali di questa guida sono generali: per il tuo caso specifico confrontati sempre con il tuo commercialista.