Conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva è il processo che tiene in vita un documento informatico davanti al fisco: ne garantisce integrità, leggibilità e data certa nel tempo. Riguarda le fatture elettroniche emesse e ricevute, ma anche registri IVA, libro giornale, LIPE e dichiarazioni. Chi emette fatture elettroniche non può sceglierla: è un obbligo.

Backup e conservazione non sono la stessa cosa

Un backup è una copia: protegge dalla perdita dei dati, non prova quando un documento è stato formato né che nessuno l'ha modificato dopo. La conservazione a norma aggiunge tre cose che una cartella su un disco o su un servizio cloud non ha: un riferimento temporale opponibile a terzi, la firma digitale sul pacchetto di archiviazione e un indice che lega ogni documento ai suoi metadati. Ecco perché salvare gli XML in una cartella, per quanto ordinata e duplicata, non mette al riparo da una contestazione.

Quanto dura e quando va fatta

I documenti vanno conservati dieci anni, il termine civilistico delle scritture contabili, che copre anche i termini fiscali di accertamento. Il processo di conservazione va chiuso entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all'anno dei documenti: non è un adempimento da fare ogni giorno, ma nemmeno da rimandare a data da destinarsi.

E gli scontrini?

I corrispettivi telematici vengono trasmessi dal registratore telematico e restano nel sistema dell'Agenzia, quindi per il venditore il problema non si pone. Diverso il caso di chi riceve scontrini e documenti commerciali per acquisti da dedurre: la carta termica sbiadisce in pochi mesi e una spesa illeggibile è una spesa che non puoi dimostrare. La copia fotografica va bene per l'uso interno, ma per avere lo stesso valore dell'originale occorre una copia informatica conservata a norma.

Come funziona in ProFattura

Le fatture che invii a SDI con ProFattura vanno in conservazione a norma da sole, per dieci anni, senza configurare nulla e senza costi in più. Restano comunque scaricabili in XML e in PDF in qualsiasi momento, gli allegati dei documenti ricevuti restano collegati al documento e nulla è vincolato al programma: i dati sono sempre esportabili. Il percorso completo è nella guida alla conservazione; per le regole di emissione vedi anche FatturaPA.