PEC (Posta Elettronica Certificata)

La posta elettronica certificata è un sistema di posta che attribuisce ai messaggi un valore legale equiparabile a quello della raccomandata con ricevuta di ritorno. Il gestore rilascia due ricevute: una di accettazione, che prova l'invio, e una di avvenuta consegna, che prova il recapito nella casella del destinatario con data e ora certe.

Chi deve averla

Imprese individuali, società e professionisti iscritti ad albi sono tenuti a possedere un domicilio digitale e a comunicarlo ai registri pubblici. Gli indirizzi sono consultabili negli elenchi ufficiali, il che rende la PEC anche uno strumento di verifica: prima di mandare un sollecito conviene controllare l'indirizzo del debitore nell'elenco, invece di usare quello scritto in fondo a una vecchia email.

PEC e fatture elettroniche

La PEC può essere usata come canale di recapito delle fatture: chi non ha un codice destinatario comunica il proprio indirizzo certificato e SDI gli consegna lì i file XML. Funziona, ma va considerato che i messaggi contengono file tecnici, non documenti leggibili, e che la casella si riempie in fretta: chi riceve molte fatture preferisce quasi sempre un canale dedicato.

A cosa serve davvero, ogni giorno

• Solleciti e messa in mora: un sollecito via PEC ha la stessa efficacia di una raccomandata e costa una frazione.
• Disdette e comunicazioni contrattuali, dove serve provare data e contenuto.
• Rapporti con la pubblica amministrazione, che spesso accetta solo quel canale.

Cosa la PEC non fa

Non certifica il contenuto di ciò che invii allo stesso modo di una firma: prova che quel messaggio, con quegli allegati, è partito da quella casella ed è arrivato. Per l'integrità e la paternità di un documento serve una firma elettronica, come la firma elettronica avanzata. Inoltre la PEC ha pieno valore nei rapporti tra soggetti italiani: verso l'estero non è uno standard riconosciuto.

La scadenza che blocca tutto

Una PEC scaduta o non rinnovata equivale a non averla: i messaggi non arrivano e le comunicazioni ufficiali si considerano comunque consegnate. Vale la pena tenere il promemoria del rinnovo insieme alle altre scadenze dell'attività.

Come funziona in ProFattura

L'indirizzo certificato del cliente si conserva in anagrafica e viene usato come recapito quando è la scelta indicata, mentre i solleciti possono partire con il testo già pronto. Sul recupero dei crediti c'è la guida al sollecito via PEC.