FEA (Firma Elettronica Avanzata)

La firma elettronica avanzata è il livello intermedio tra la semplice spunta su una casella e la firma digitale qualificata. Il regolamento europeo in materia di identificazione elettronica le chiede quattro caratteristiche: essere connessa unicamente al firmatario, identificarlo, essere creata con mezzi sotto il suo controllo esclusivo ed essere collegata ai dati in modo da rendere riconoscibile ogni modifica successiva.

I tre livelli, in breve

• Firma elettronica semplice: una spunta, un'immagine incollata, un nome digitato. Ha valore molto debole in giudizio.
• Firma elettronica avanzata: identifica chi firma e sigilla il documento. Soddisfa il requisito della forma scritta per la generalità dei contratti.
• Firma qualificata o digitale: basata su un certificato rilasciato da un prestatore qualificato. Necessaria per alcuni atti, per esempio quelli relativi a beni immobili.

Cosa serve per essere davvero avanzata

Non basta scrivere il nome in fondo a un PDF. Servono l'identificazione del firmatario, la registrazione degli elementi che provano la firma, la sigillatura del documento e la conservazione delle evidenze: indirizzo, orario, dati di identificazione, documento firmato. Sono quelle evidenze a reggere in caso di disconoscimento.

A cosa serve in pratica

Per accettare un preventivo, sottoscrivere un contratto di fornitura, approvare un ordine. Toglie l'ambiguità delle email di conferma, che valgono come prova ma richiedono di ricostruire uno scambio, e accorcia i tempi: un preventivo firmato a distanza è accettato quando il cliente lo legge, non quando trova il tempo di stampare e scansionare.

Firma e conservazione

Il documento firmato va conservato insieme alle evidenze. Se è un documento fiscalmente rilevante valgono anche le regole della conservazione sostitutiva: tenerlo in una cartella non basta a garantire la data certa nel tempo.

Firma e PEC non sono alternative

La PEC prova che un messaggio è stato inviato e consegnato; la firma prova chi ha sottoscritto quel contenuto e che non è stato alterato. Spesso si usano insieme, ma rispondono a domande diverse.

Come funziona in ProFattura

I preventivi si inviano con un link di accettazione e firma, e l'esito resta registrato sul documento, con le evidenze raccolte al momento della sottoscrizione. Dal preventivo accettato si passa alla fattura o alla proforma senza riscrivere nulla. Il valore legale è spiegato nella guida alla firma elettronica.