Che cos'è la fattura elettronica
La fattura elettronica non è un PDF inviato via email: è un file strutturato in formato XML FatturaPA v1.2, con una struttura definita per legge dall'Agenzia delle Entrate, trasmesso al cliente tramite il Sistema di Interscambio (SDI). Il SDI valida il file prima di recapitarlo: se ci sono errori formali, la fattura viene scartata e devi correggerla.
In Italia è obbligatoria dal 1° gennaio 2019 per la maggior parte dei soggetti IVA, e dal 1° gennaio 2024 anche per i contribuenti in regime forfettario.
Dati obbligatori: cosa ti serve prima di iniziare
I tuoi dati (cedente/prestatore):
- Ragione sociale o nome e cognome
- Partita IVA o codice fiscale
- Indirizzo sede legale o domicilio fiscale
- Codice regime fiscale (RF19 per forfettari, RF01 per ordinario)
I dati del cliente (cessionario/committente):
- Ragione sociale o nome e cognome
- Partita IVA o codice fiscale
- Indirizzo
- Codice destinatario SDI (7 caratteri alfanumerici) — il campo più critico
I dati della transazione:
- Numero progressivo e data emissione
- Descrizione della prestazione o del bene
- Importo, aliquota IVA (o causale esenzione per forfettari: N2.2)
- Modalità e scadenza del pagamento (IBAN per bonifico)
Il codice destinatario SDI: i casi principali
- Aziende e professionisti con P.IVA: chiedi il codice destinatario direttamente al cliente. Lo trovano nel portale fornitori, nel sito web o nell'area riservata AdE.
- Pubblica Amministrazione: usa il codice IPA a 6 caratteri alfanumerici, preceduto da uno zero (es. "0ABCDE"). Lo trovi su indicepa.gov.it.
- Privati senza P.IVA: usa "0000000" e inserisci il codice fiscale del cliente. La fattura viene depositata nella sua area riservata AdE.
- Cliente con solo PEC: inserisci "0000000" nel campo codice destinatario e l'indirizzo PEC nel campo apposito.
Il file XML FatturaPA: non serve crearlo a mano
La struttura XML FatturaPA v1.2 è complessa e comprende decine di campi obbligatori e facoltativi. I software di fatturazione la generano automaticamente a partire dai dati inseriti nel form. Il file viene poi firmato digitalmente con firma qualificata (obbligatoria) e inviato al SDI, tutto in automatico.
Gli stati della fattura dopo l'invio
- Inviata: il file è in elaborazione al SDI.
- Consegnata: recapitata al destinatario. Il processo è completo.
- Mancata consegna: il SDI non riesce a raggiungere il destinatario (codice errato, PEC piena). Hai 10 giorni per riconsegnare o consegnare il documento in altro modo.
- Scartata: errore formale nel file. Correggi l'errore indicato nel codice di scarto e reinvia con lo stesso numero (entro 5 giorni) o con un numero nuovo.
- Accettata/Rifiutata dal committente: il cliente può rispondere entro 15 giorni. Non è obbligatorio rispondere; senza risposta la fattura rimane valida.
Dopo l'invio: i 4 passi da non dimenticare
- Monitora lo stato nel software fino a "Consegnata"
- Archivia la fattura nella conservazione sostitutiva (10 anni, obbligatoria per legge)
- Registra la scadenza di pagamento e imposta un promemoria
- Se viene scartata, leggi il codice di errore, correggi e reinvia tempestivamente
La fattura elettronica per i forfettari: cosa cambia
Se sei in regime forfettario, aggiungi il codice regime RF19, la gestione del bollo virtuale su importi superiori a €77,47, e l'eventuale ritenuta d'acconto. Per tutti i dettagli leggi la nostra guida: Fattura elettronica in regime forfettario.