Rimborso spese

Il rimborso spese è il riaddebito al cliente di costi che il professionista ha sostenuto in proprio per eseguire l'incarico: viaggi, pernottamenti, pasti, materiali, spedizioni. A differenza delle anticipazioni in nome e per conto, queste somme fanno parte del corrispettivo: si sommano al compenso e seguono lo stesso trattamento.

Cosa comporta

• Si applica l'IVA con la stessa aliquota del compenso principale.
• Si applica la ritenuta d'acconto, se il cliente è sostituto d'imposta.
• L'importo concorre al reddito e, per chi è in regime forfettario, al limite degli 85.000 euro.

Un esempio

Consulenza da 2.000 euro più 300 euro di trasferte documentate:

• Imponibile: 2.300,00 euro
• IVA 22%: 506,00 euro
• Totale: 2.806,00 euro
• Ritenuta 20% su 2.300: 460,00 euro
• Netto a pagare: 2.346,00 euro

Le stesse 300 euro trattate come anticipazione, se ne ricorressero i requisiti, resterebbero fuori da IVA e ritenuta: è la ragione per cui vale la pena capire in quale categoria ricade ogni spesa.

Forfetario o a piè di lista

Il rimborso può essere concordato a piè di lista, cioè sulle spese effettivamente sostenute e documentate, oppure in misura forfettaria, per esempio una cifra al chilometro o una diaria giornaliera. In entrambi i casi il trattamento fiscale è lo stesso: cambia solo il modo di quantificarlo. Conviene definirlo nel preventivo, perché è una delle voci su cui nascono più discussioni a lavoro finito.

Il nodo del forfettario

Per chi applica il regime forfettario i rimborsi aumentano i ricavi e quindi il reddito calcolato con il coefficiente, anche se non rappresentano un guadagno. Su trasferte importanti l'effetto non è trascurabile: quando possibile, conviene che sia il cliente a prenotare e pagare direttamente viaggi e alberghi.

Documentazione

Le spese vanno documentate e conservate, sia per giustificare il riaddebito sia per dedurle quando il regime lo consente. Allegare i giustificativi alla fattura, o tenerli collegati al documento, evita richieste a distanza di mesi.

Come funziona in ProFattura

Compenso e rimborsi possono stare nello stesso documento come righe distinte, con i totali e la ritenuta calcolati correttamente, e i giustificativi restano allegati al documento. Tutti i casi sono nella guida al rimborso spese.