Le fatture ricorrenti sono fatture che si ripetono a intervalli regolari — ogni settimana, mese, trimestre o anno — verso lo stesso cliente e con voci simili. Automatizzarle significa impostare la serie una sola volta e lasciare che il software emetta ogni fattura alla scadenza giusta e la invii a SDI da solo.
Chi ha bisogno delle fatture ricorrenti
Chiunque incassi canoni periodici: consulenti con contratti a retainer mensile, agenzie web che fatturano hosting e manutenzione siti, amministratori di condominio, palestre con abbonamenti, chi affitta immobili con partita IVA, aziende di assistenza tecnica. Il copione è sempre lo stesso: stesso cliente, stesso importo, stessa descrizione con il mese che cambia.
Farlo a mano ogni mese ha due costi. Il primo è il tempo: 10 minuti a fattura per 15 clienti sono 2 ore e mezza al mese, 30 ore l'anno. Il secondo è il rischio di dimenticanza: una fattura non emessa è un incasso che slitta, e a volte un cliente che va sollecitato mesi dopo per un canone ormai "freddo".
Bozza automatica o invio reale a SDI: che differenza c'è?
Qui sta la distinzione più importante, e anche la più sottovalutata. Molti software pubblicizzano le "fatture ricorrenti" ma in realtà si limitano a creare una bozza alla data prevista: devi comunque entrare nel gestionale, aprire la bozza, controllarla e premere tu il pulsante di invio. Se ti dimentichi di entrare, la bozza resta lì e la fattura non parte.
L'automazione completa è un'altra cosa: alla scadenza il sistema emette la fattura con numerazione corretta, genera l'XML nel formato FatturaPA e lo invia a SDI senza che tu debba fare nulla, mandando anche la copia di cortesia via email al cliente. Tu ricevi l'esito, non un compito da ricordare. Se preferisci mantenere il controllo, puoi comunque scegliere una modalità solo promemoria: il sistema ti avvisa che è ora di fatturare, ma l'invio lo decidi tu.
Quali cadenze si possono impostare?
Una buona automazione copre tutti i casi reali:
- Settimanale: rara, ma utile per forniture continuative.
- Mensile: il classico canone, l'abbonamento, il retainer.
- Trimestrale: tipica dei contratti di assistenza e manutenzione.
- Annuale: hosting, domini, licenze, rinnovi.
- Personalizzata o a giorno fisso del mese: ad esempio "ogni 1° del mese" o "ogni 27", per allinearti alle abitudini di pagamento del cliente.
Altrettanto importante è poter definire la fine della serie: a una data precisa (la scadenza del contratto) oppure dopo un numero fissato di emissioni (ad esempio 12 rate e poi stop).
Come si imposta una serie di fatture ricorrenti
Il flusso tipico richiede pochi minuti, una volta sola:
- Scegli il cliente e il tipo di documento (fattura elettronica o proforma).
- Inserisci le voci e l'importo, come in una fattura normale.
- Nella descrizione usi i segnaposto dinamici come
{mese},{anno}o{periodo}: a ogni emissione vengono sostituiti automaticamente ("Canone assistenza — {mese} {anno}" si compila da solo con il mese e l'anno correnti). - Imposti la cadenza e la fine serie.
- Scegli tra invio automatico a SDI o solo promemoria.
Da quel momento, ogni giorno il sistema controlla le scadenze e fa partire ciò che è in calendario. Per i dettagli tecnici sull'emissione vedi anche la guida su come fare una fattura elettronica.
Cosa succede quando qualcosa cambia
I contratti veri non sono statici, e l'automazione deve seguirli. Le operazioni che servono nella pratica: saltare una singola emissione (il cliente ha sospeso il servizio per un mese), sospendere temporaneamente la serie, chiuderla quando il rapporto finisce, oppure modificare importo e voci per le emissioni future (un aumento di listino dal prossimo rinnovo). E se un invio a SDI fallisce — capita, ad esempio per un dato anagrafico non più valido — devi ricevere una notifica immediata, non scoprirlo a fine trimestre.
Fattura elettronica o proforma: cosa mettere in ricorrenza?
Non tutte le serie devono produrre subito una fattura fiscale. In alcuni rapporti conviene inviare prima una proforma ricorrente: un documento non fiscale che chiede il pagamento, da trasformare in fattura solo a incasso avvenuto. È una prassi diffusa tra i professionisti che vogliono fatturare solo il canone effettivamente pagato. Una buona automazione permette di scegliere, serie per serie, il tipo di documento: fattura elettronica inviata a SDI oppure proforma recapitata al cliente via email. Il resto del meccanismo — cadenza, segnaposto, fine serie — funziona in modo identico.
Le fatture ricorrenti costano di più?
Dipende dal software. In molti gestionali l'automazione delle ricorrenti è riservata ai piani a pagamento o venduta come modulo aggiuntivo, e in altri casi — come visto sopra — quella che paghi è comunque solo una bozza automatica. Prima di scegliere, verifica tre cose sul listino: se la funzione è inclusa nel piano che intendi usare, se l'invio a SDI è davvero automatico e se ci sono limiti sul numero di serie attive. In ProFattura le fatture ricorrenti con invio automatico a SDI sono incluse anche nel piano Free, che comprende 50 fatture elettroniche l'anno: per molti freelance con qualche canone attivo basta e avanza, senza carta di credito.
In pratica
Se hai anche solo 3-4 canoni attivi, le fatture ricorrenti sono la prima automazione da attivare: si impostano in cinque minuti e restituiscono ore ogni mese. In ProFattura le fatture ricorrenti sono incluse anche nel piano Free: il sistema emette, genera l'XML e invia a SDI da solo, con copia di cortesia al cliente e notifica in caso di errore. Imposti la serie una volta e te ne dimentichi — nel senso buono.