Fattura elettronica in regime forfettario: la guida pratica

L'obbligo di fattura elettronica per i forfettari

Dal 1° gennaio 2024 la fattura elettronica è obbligatoria per tutti i contribuenti in regime forfettario, senza eccezioni di fatturato. Chi superava €25.000 di ricavi era già in obbligo dal 1° luglio 2022; per tutti gli altri l'estensione è scattata a inizio 2024.

Non si possono più inviare fatture cartacee o PDF via email: ogni fattura deve essere un file XML FatturaPA v1.2 trasmesso tramite il Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate.

Caratteristiche specifiche della fattura forfettaria

La fattura del forfettario si distingue da quella ordinaria per tre elementi fondamentali:

• Nessuna IVA — codice RF19: il campo RegimeFiscale del file XML deve contenere RF19 (regime forfettario, art. 1 cc. 54-89, L. 190/2014). L'operazione è esente IVA con natura N2.2. Non puoi addebitare IVA ai clienti né detrarre l'IVA sugli acquisti.
• Bollo virtuale €2,00: obbligatorio su ogni fattura il cui importo supera €77,47. Si indica nel file XML e si versa trimestralmente tramite F24 precompilato dall'AdE.
• Ritenuta d'acconto 20%: va applicata quando il cliente è un sostituto d'imposta (società, studi professionali con dipendenti, enti pubblici). Il cliente trattiene il 20% del tuo compenso e lo versa all'Erario per tuo conto.

Il codice RF19: dove va nell'XML

Nel file XML FatturaPA v1.2, il codice RF19 è nel blocco <DatiGeneraliDocumento> → <RegimeFiscale>RF19</RegimeFiscale>. Un programma di fatturazione elettronica affidabile lo imposta automaticamente. Controlla sempre nell'anteprima XML che sia presente prima di inviare.

La dicitura da riportare in fattura è: "Operazione effettuata ai sensi dell'art. 1, commi 54-89, della Legge n. 190/2014 — Regime forfettario. Imposta non dovuta."

Come si invia la fattura a SDI

• Software con API SDI: genera, firma digitalmente e invia l'XML in automatico. Ricevi aggiornamenti in tempo reale: inviata → consegnata → accettata. È la soluzione più rapida e sicura.
• Intermediario abilitato: il tuo commercialista può inviare per tuo conto con apposito mandato.

Fatture a privati (B2C): il codice "0000000"

Se il cliente è un privato senza P.IVA, inserisci il suo codice fiscale nel campo committente e usa "0000000" come codice destinatario. La fattura viene depositata nella sua area riservata AdE. Consegnagli sempre una copia PDF o cartacea come ricevuta.

Conservazione sostitutiva: 10 anni obbligatori

Ogni fattura elettronica deve essere conservata in modalità sostitutiva per 10 anni, con firma digitale e marca temporale certificate (D.Lgs. 82/2005, art. 44). Non basta un backup su cloud o PC: la conservazione sostitutiva garantisce autenticità, integrità e leggibilità nel tempo. I programmi di fatturazione la gestiscono automaticamente e la includono nel servizio: quanto costano a un forfettario Fatture in Cloud, Aruba e ProFattura lo trovi nel confronto per i forfettari.

Errori più comuni nella fattura forfettaria

• Usare il codice regime RF01 (ordinario) invece di RF19
• Omettere il bollo virtuale su fatture superiori a €77,47
• Non applicare la ritenuta d'acconto verso sostituti d'imposta
• Usare "0000000" per aziende che hanno un codice destinatario proprio
• Interrompere la numerazione progressiva annuale delle fatture
• Emettere nota di credito IVA (non possibile in forfettario: emetti nota di variazione senza IVA)

La fattura forfettaria in 5 passaggi

1. Crea una nuova fattura nel software e verifica che il regime sia RF19
2. Inserisci dati del cliente, descrizione della prestazione e importo
3. Aggiungi il bollo virtuale se l'importo supera €77,47
4. Aggiungi la ritenuta d'acconto se il cliente è sostituto d'imposta
5. Invia al SDI e monitora lo stato fino a "Consegnata"